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 PV Assemblée générale annuelle

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tiniglo
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MessageSujet: PV Assemblée générale annuelle   Mer 8 Juil 2015 - 21:25

Extrait du PROCES-VERBAL
ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE


Date et lieu : samedi 27 juin 2015, Fresnes (94)
Début/fin : 15h30/19h30

Présents :
Virginie HEGO, Présidente
Marc LEHTOVIRTA, Trésorier
Corinne SALINGRE, Secrétaire
Ophélie DUHOUX, Responsable chargée des familles d’accueil

Autres bénévoles (FA inclus) : Rosa, Céline N., Pauline, Jelena, Arnaud, Emilie
Excusés : Laurence, Alexia, Caroline, Marie, Muriel, Anaïs
Absents : les autres familles d’accueil et membres adhérents de l’association


1. Adoption du projet d’ordre du jour

Le projet d’ordre du jour a été adopté à l’unanimité.


2. Etat des lieux de la situation de l’association (moyens humains et financiers)

2.1 Moyens humains
Les moyens humains sont limités. Trois personnes font parties du Bureau. Dix-neuf autres sont familles d’accueil et quatre à cinq personnes supplémentaires aident ponctuellement. Nous manquons surtout de bénévoles pour les petits co-voiturages en Ile-de-France et pour distribuer nos documents de communication notamment pour annoncer nos événements (journées adoption, salon…).

2.2 Moyens financiers
En 2014, les dépenses (frais vétérinaires, prise en charge de certaines gammes de nourriture, achat de petit matériel) ont représenté 51 387 € et les recettes (frais d’adoption, et dons) 54 637 €, dont 2091 € de ventes boutique et 11 000 € d’abandon de remboursements, notamment de la part des familles d’accueil qui ont pris en charge des frais vétérinaires pour les chats en accueil. Sans ces abandons de frais et les donateurs, l’association aurait fermée. Plus de 7 000 € ont été dépensés pour le grand sauvetage des 30 chats de Rosières-en-Santerre (80) menacés d’euthanasie. Tous ont été malades. Traitements (gale d’oreille, coryza, extractions de dents…), nourriture médicalisée, visites régulières chez le vétérinaire et mise en règle ont donc généré les plus de 7 000 €. D’autres frais sont actuellement en cours. Malgré tous nos efforts, cinq d’entre eux n’ont pu être sauvés et sont décédés.

En 2015, les dépenses arrêtées au 15 juin, sont de 13 269 €. Des factures vétérinaires sont encore en attente de paiement. Les recettes sont de 14 183 € y compris les 306 € de ventes boutique. Les ventes de la boutique, comme les adoptions, ont chutées. Il faut rappeler que nous avons divisé par deux le nombre de nos journées adoption, ainsi que le nombre de pensionnaires.

Le renouvellement de cinq cages en tissu pour la présentation des chats aux journées d’adoption, devra être fait d’ici septembre. Le budget de cet investissement est estimé à 300 €.


3. Bilan des adoptions 2014/1er semestre 2015

3.1 Bilan 2014
En 2014, l’association a fait adopter 175 chats. Quatre sont malheureusement décédés au sein de leur famille. 10 autres sont décédés sont avoir eu la chance d’être adoptés.

3.2 Bilan 1er semestre 2015
En 2015, l’association compte 47 adoptions et trois décès.

Pour des raisons de logistique et compte-tenu nos moyens humains et financiers et, du fait que toute l’équipe ne soit formée que par des bénévoles qui ont également une vie professionnelle très active et une vie privée, le choix de maintenir le nombre à 40 chats maximum, a été fait. Ce nombre donne toutefois toujours du travail à notre équipe car ces derniers temps les familles d’accueil adoptent leur loulou, ce qui amène à faire régulièrement de nouvelles recherches de famille d’accueil. Sachant que n’importe quel chat ne peut pas être placé chez n’importe quelle famille d’accueil. Nous devons prendre en compte l’environnement proposé par la potentielle famille d’accueil, les besoins du chat, les soins éventuels à lui faire et la capacité de la famille d’accueil à les réaliser sans avoir à solliciter une autre bénévole plusieurs fois par jour. Nous prenons également en compte le fait de savoir si la famille d’accueil peut se rendre elle-même chez l’un de nos vétérinaires partenaires, si elle a d’autres animaux et si le chat en attente de trouver une solution peut s’y acclimater. Dans les cas où, il y a un problème de replacement du chat (arrêt de la famille d’accueil, départ en vacances, incompatibilité entre le chat et la famille d’accueil), il faut encore trouver une solution et se déplacer sachant qu’en générale, seules trois bénévoles acceptent de le faire.

Actuellement, l’association dénombre 37 chats pris en charge dont six inadoptables ou très difficilement plaçables (Arès, Croquette, Curieuse, Hope, Maori et Sunny). Ces six chats vont être proposés au parrainage. L’association prétend donc à 31 chats adoptables.

Les chats rentrés sous couvert de l’association en 2015 proviennent de fourrières, d’un site de trappage, de nos vétérinaires partenaires ou particuliers et via certaines demandes de bénévoles qui les prennent en charge.

4. Création/réorganisation des postes, détail des tâches

Des départs et des arrivées se sont succédés.

La secrétaire, Corinne SALINGRE, a souhaité démissionner de son poste mais souhaite rester une bénévole active. Annie LEHTOVIRTA s’est présentée et a été élue comme secrétaire de l’association, faisant donc partie du Bureau de l’association.

Le poste de vice-président ne sera, cette année encore, non pourvu.

Céline N. a quitté son poste de co-responsable des familles d’accueil et sera remplacée par Sophie TOCH.

Un poste de suivi des parrainages va être mis en place. A l’unanimité, Sophie TOCH, proposée par Annie, a été désignée. Un « journal des marraines » trimestriel sera donc mis en place pour septembre 2014.

Ci-dessous, petit récapitulatif global :

- Virginie HEGO : Présidente
- Marc LEHTOVIRTA : Trésorier
- Annie LEHTOVIRTA : Secrétaire, co-organisatrice des tombolas et appels aux dons, chargée du suivi des adoptions
- Ophélie DUHOUX : Responsable en charge des familles d’accueil et suivi global des entrées/sorties/adoptions de l’association en lien avec la Présidente, gestion des mails, des adoptions et suivi des transferts des identifications sur le site i-cad
- Sophie TOCH : Chargée du suivi des parrainages et diffusion du bulletin trimestriel « Le Journal des marraines », co-gestion des familles d’accueil avec Ophélie, co-organisation des tombolas et appels aux dons avec Annie.
- Jean-Charles et Thomas : Chargés de la page facebook et de la mise à jour du site internet
- Pauline : Suivi et mise à jour du forum avec Caroline et diffusion sur les sites seconde chance et 30 millions d’amis avec Emilie
- Emilie : Organisation des journées adoption, diffusion des annonces sur les sites seconde chance et 30 millions d’amis, et co-gestion de la communication en général.
- Muriel : suivi des reçus fiscaux

Départs : Corinne et Céline N./Arrivées : Annie, Sophie, Pauline, Jean-Charles et Thomas. Toute l’équipe leur souhaite la bienvenue.


5. Programmation des Journées d’adoption et manifestations du 2nd semestre

5.1 Prévisions des Journées adoption du 2nd semestre
Le second semestre prévoit trois dernières « Journées adoption » en partenariat avec l’enseigne Animalis.
Les opérations « croquettes » seront relancées pour les Journées adoption.

5.2 Salon Animalis d’octobre 2015
L’association a, l’an dernier, été invitée par l’enseigne animalis, à occuper un espace au sein de « l’arche des associations » lors du salon « animal expo » qui s’est tenu les 3 et 4 octobre 2014, au Parc Florale de Vincennes (Paris). Nous y sommes à nouveau invités les 10 et 11 octobre 2015.

5.3 Opération « paquets cadeaux »
Malgré le succès de l’opération « paquets cadeaux » de 2012, l’opération n’a pu réitérer l’opération en 2013 car le magasin partenaire a fermé ses portes. L’association a, à nouveau, été invitée en 2014 mais le manque de bénévoles disponibles et le manque d’intérêts des clients, ont apporté 450e à l’association contre 1 000e en 2012. Les bénévoles ont dû, de plus, payer le parcmètre très onéreux et certains se sont désistés, ce qui a dérouté l’organisation initiale.

Nous mettons donc, à l’avis général, fin à notre collaboration « paquets cadeaux ».


6. Point sur les vacances des familles d’accueil

Toutes les familles d’accueil ont été contactées afin d’anticiper les problèmes de garde durant les vacances. Il reste quelques « cas » à régler rapidement.

Une page/groupe de « service » de mise en lien des FA/adoptants pour les gardes de chat est envisagé.


7. Cotisation

Le montant de la cotisation reste inchangé. 20 € pour les membres « classiques » et 10 € pour les familles d’accueil. Pour rappel, la cotisation permet de bénéficier aux tarifs associatifs sur des gammes de croquettes comme Farmicroc, Royal canin ou Equilibre et instinct, d’être assuré en cas de présence sur l’un de nos stands lors des journées adoption ou autres événements liés à l’association et de pouvoir assister et participer à l’assemblée générale annuelle.


8. Partenariats en cours

Les partenariats avec les enseignes Equilibre et instinct et Royal canin sont maintenus. La nouvelle enseigne Farmicroc vient d’accepter d’être notre partenaire, ainsi qu’un salon de toilettage situé à Athis-Mons (91) « POPS et CIE ».

Le partenariat « morale » avec l’association Charly’s Angels a pris fin. L’ancienne Présidente ayant mis fin à son mandat, la nouvelle équipe ne correspond plus aux valeurs de notre association.

L’association « Mille et un regards » reste notre principale association amie.


Chamicalement,
Virginie Hego
Présidente de l’association
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