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 Compte rendu de l'AG du 14/04/2012

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gulpy
Vice-présidente de l'association
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Messages : 1234
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Age : 44

MessageSujet: Compte rendu de l'AG du 14/04/2012   Jeu 3 Mai 2012 - 20:26

Assemblée Générale Ordinaire du 14 avril 2012

9 adhérents présents, pas de procuration. Participation partielle de deux adhérentes par téléphone


L’AG a lieu au domicile de la Présidente Virginie Hego et est ouverte а 16h30. La secrétaire de séance est Sophie Dumont, secrétaire de l’association.
RAPPORT D’ACTIVITES
Le rapport d’activités est présenté par Virginie Hego, présidente de l’association.
1. Historique
L’association a été créée officiellement le 4 aout 2011 (Assemblée Constitutive) et a été déclarée en sous préfecture d’Antony (92) le 18 aout 2011.
L’activité avait démarré quelques semaines auparavant, avec l’arrivée de Ankaa, premier chat accueilli en juin 2011, en provenance de la fourrière du 62. La première adoption a eu lieu début septembre 2011, ce qui représente un départ très rapide de l’activité.
2. Animaux accueillis en 2011
En 2011 l’association a accueilli 78 chats :
28 chats ont été adoptés,
11 chats sont décédés,
39 chats étaient encore présents au 01/01/2012 (au jour de l’AG, 17 ont été adoptés, 6 sont décédés et 16 sont toujours présents en accueil).
L’association a aussi accueilli un lapin, trouvé а l’extérieur et adopté très rapidement !

Les raisons des décès constatés sont majoritairement des suites de maladies dont les chats étaient porteurs а leur arrivée. Nous avons également déploré 2 décès après stérilisation chez des chats porteurs de malformations non décelables.

Les sources de contacts pour les chats adoptés ont été :
le site « Internet Seconde Chance »,
des recommandations directes de nos vétérinaires qui nous ont adressés leurs clients,
des contacts lors des animations faites par l’association,
le bouche à oreille de personnes nous connaissant (adoptants, FAs, amis, collègues…).
3. Provenance des chats accueillis
Les chats accueillis par l’association proviennent :
de fourrières, où ils sont en risque fort d’euthanasie, faute d’avoir été réclamés (abandon, trouvés non identifiés),
de trappages а l’extérieur sur des sites en cours de destruction ou soumis а des menaces des habitants,
d’abandons directs par leurs propriétaires.

L’association a été sollicitée par des fourrières dans 3 zones géographiques :
en région parisienne, cela correspond à 3 sites de fourrière,
dans le département 79 (Niort),
dans le département 62.

La répartition précise des 78 chats accueillis en 2011 est la suivante :
Fourrières RP : 12 chats
Fourrière 79 : 2 chats
Fourrière 62 : 35 chats (soit 44%)
Extérieur, trappés et trouvés : 25 chats
Abandonnés en direct : 4 chats


Il faut noter que les décès constatés en 2011 sont quasiment exclusivement le fait de chats provenant de la fourrière du 62 (10 sur 11 décès).
4. Familles d’Accueil
Les chats ont été accueillis dans 26 Familles d’Accueil (FA), dont 16 sont encore actives а ce jour, avec :
1 chat en accueil pour 9 FAs,
2 ou 3 chats en accueil pour 5 FAs,
4 chats ou plus pour 2 FAs.
Ce décompte est fait а la date de l’AG et ne tient pas compte du nombre de chats personnels de la FAs.

10 FAs n’accueillent plus de chats aujourd’hui :
parce que l’accueil avait été prйvu pour une seule fois seulement,
parce que la FA a adopté le chat en accueil et n’a plus de place,
parce que la FA a déménagé hors RP,
parce que les souhaits d’accueil de la FA ne « collent » pas avec les chats présents а l’association.

Le recrutement des FAs s’est fait par les canaux suivants :
sites Internet et réseaux sociaux (Rescue, Facebook, Doctissimo …),
après adoption d’un premier chat auprès de notre association,
par contact lors d’animations faites par l’association (2 brocantes, paquets cadeaux а Album),
par recommandation de personnes connaissant l’association (FA, adoptants, …).
5. Bilan 2011
Au final, 4 points paraissent importants а relever sur ce bilan 2011 :
Le nombre important de chats accueillis sur une courte période, ce qui donne une moyenne de 4 chats/semaine !
La prépondérance de la fourrière du 62 pour les chats arrivant de fourrière, ce qui a entrainé beaucoup de frais vétérinaires, mais qui nous a apporté des chats jeunes en général (moins de 3 ans).
La concentration des chats en accueil dans un tout petit nombre de FAs, par manque de places « spécifiques » (très jeunes chatons, chats а sociabiliser, soins, localisation par rapport а nos vétérinaires).
L’importance du contact direct avec l’association lors de manifestations, que ce soit pour recruter des donateurs, des adoptants ou des FAs.

6. Orientations 2012
En 2012, l’association accueillera proportionnellement moins de chats provenant de la fourrière du 62, pour limiter les frais et les soins.

Il faut également recruter des FAs, « standards » pour l’accueil de 1 ou 2 chats sans particularité, pour mieux répartir les chats en accueil (la concentration favorisant les maladies) et des FAs « spécifiques ».
Il nous faut des FAs pour les besoins suivants :
proche de la fourrière du 62 pour accueillir les chats en transit : les sortir rapidement, les emmener chez le vétérinaire si besoin et attendre le covoiturage (pour que les chats n’attendent pas en fourrière la mise au point du covoit).
Pour des chatons : avec maman (et peu d’autres animaux) et sans mamans (avec 1 chat « éducateur »),
Pour des chats malades ou en quarantaine : capacité а faire les soins et а surveiller l’aggravation de l’état.

Il faut trouver des journées d’adoption dans des magasins pour augmenter le nombre d’adoptions, surtout pour les adultes.

Les diffusions sont poursuivies sur les sites Internet, surtout Seconde Chance, avec intensification de la mise а jour des fiches de nos animaux (pour qu’ils « remontent » sur le site).

Les animations sont également poursuivies (brocantes, opération paquet cadeaux), avec une recherche d’une opération pour la Fète des Mères.

Enfin, l’association recherche un/des sites sécurisés pour relachage de chats non socialisables ! La demande est récurrente parmi les associations de Protection Animale …
Bilan financier
Les comptes sont présentés par Corinne Salingre, trésorière de l’association.
7. Compte de résultats global

8. Les Recettes de l’association en 2011


Les dons libres proviennent de particuliers :
transmis par courrier ou paiement Internet (Paypal),
reçus а l’occasion de manifestations de l’association.
En particulier, les bénévoles de l’association ont réalisé les paquets cadeaux dans le magasin ALBUM du Centre Commercial de Thiais (94) durant tout le mois de décembre, ce qui a mobilisé entre 2 et 4 personnes par jour durant 4 semaines. Le montant récolté est de 1100€.

Les abandons de remboursement représentent une part importante des recettes de l’association (41%). Ce poste concerne des frais payés par des particuliers (principalement des frais vétérinaires) et dont le remboursement n’est pas demandé а l’association. Ces frais ont principalement été payés par les 2 fondatrices de l’association.
Note : ce poste ne pourra pas être reconduit а ce niveau là en 2012.

Les ventes diverses ont été faites lors de 2 brocantes (Montrouge et Antony) et ont été complétées par quelques objets vendus en direct (porcelaine peinte, plateaux, portes clés).

La partie « remboursement des croquettes » représente la nourriture achetée par l’association et revendue sans aucun profit а ses adhérents (partenariats Royal Canin et Seulement Naturel).

Le montant des adhésions est faible et cela correspond а une volonté exprimée par le Bureau de l’association : l’adhésion doit représenter surtout un engagement moral de soutien et un engagement de participation aux actions beaucoup plus qu’une source de revenus. L’adhésion est obligatoire pour bénéficier des contrats de partenariat nourriture de l’association, donc а ce titre, les FAs peuvent adhérer à demi tarif puisqu’elles fournissent la nourriture aux chats de l’association, en plus de leurs propres animaux.
9. Les Dépenses de l’association en 2011


Les frais de mise en règle représentent les différents frais vétérinaires à engager pour que les chats puissent être présentés à l’adoption :
Identification,
suivant le statut du chat (déjа vacciné ou pas) : primo vaccination et éventuellement rappel ou rappel de vaccin annuel,
tests FIV/FeLV et éventuellement tests de biochimie sanguine pour chats âgés ou malades (urée, créatinine, dépistage de diabète …),
stérilisation pour les chats de plus de 6 mois.
Les frais engagés pour les soins de maladie sont reportés dans la rubrique « soins autres ».
Les médicaments sont inclus dans la partie soins, sauf les vermifuges qui font partie de la « mise en règle ».
Les dépenses « administratives » couvrent la prime d’assurance et les frais bancaires de tenue de compte (demi tarif obtenu en 2011, demande de gratuité totale pour 2012).

Les achats de nourriture sont pour 65% des achats destinés aux adhérents et remboursés par ceux ci. La partie restante représente de la nourriture spécifique pour traitement de chats malades.

Il faut noter que la participation demandée aux adoptants couvre seulement 80% des frais de mise en règle des chats. Cela est dы au nombre important de décès survenus en 2011 et aux maladies qui ont souvent empêché la réalisation du calendrier vaccinal normal (avec doublement de la primo vaccination).

Les frais pour soins sont tout juste couverts par la somme des dons libres, des ventes, des parrainages et des adhésions. Et cela grâce а l’opération paquets cadeaux de décembre qui représente 60% du montant des dons libres. Les dépenses, elles, ont eu lieu sur les mois précédents.

Il faut également noter que le poste « excédent pour report 2012 » est présent pour permettre l’équilibre du compte de résultats. Il faut rapprocher le montant de cet excédent (2300€) du montant des abandons de remboursement (5500€) : même si les adhérents le souhaitaient, l’association n’est pas en mesure de rembourser les frais engagés par les fondatrices pour faire tourner l’association en 2011 !
10. Bilan financier 2011
Les points suivants doivent recevoir toute l’attention des adhérents pour préparer l’année 2012 :
Les comptes 2011 ont été bouclés grâce а la participation financière importante des 2 fondatrices de l’association, qui ont payé les frais vétérinaires de leur poche sans en demander le remboursement.
L’opération Paquets Cadeaux faite au magasin Album en décembre a permis de payer les soins vétérinaires liés aux maladies des animaux.
La participation forfaitaire demandée pour adoption ne couvre pas les frais de mise en règle des animaux.
11. Quitus des comptes 2011
VOTE : Le quitus des comptes 2011 est voté à l’unanimité des membres présents, soit 9 voix exprimées.
12. Perspectives financières 2012
Au vu du bilan 2011, il faut absolument que l’association bénéficie de recettes en augmentation et d’une surveillance stricte des dépenses, pour équilibrer les comptes sans recourir aux abandons de remboursement.

Les recettes existantes doivent être préservées :
reconduction de l’opération Paquets Cadeaux en décembre 2012
participation à des brocantes (idéalement 3 dans l’année)
ventes d’objets, qui ne constitueront qu’un petit complément
Cela implique que des bénévoles soient présents sur ses opérations, qui ne peuvent s’effectuer qu’avec une mobilisation importante, et sur plusieurs jours. Une brocante c’est trier les objets avant, monter le stand, tenir le stand, démonter le stand, ranger/trier/stocker les objets.
Pour augmenter les recettes, l’association doit développer les appels à dons et parrainages pour aider au paiement des frais vétérinaires lourds (hospitalisations, opérations, décès).
Dans cette perspective, la participation pour adoption approchera le montant des frais de mise en règle des seuls chats adoptés.

Les dépenses doivent être strictement encadrées, même si les maladies graves ne sont pas prйvisibles. Nous avons d’ores et dйjа 2 chats en situation vétérinaire grave début 2012, qui vont venir grever le budget de l’année (Yuki pour infection urinaire grave et Feria Nocturne avec tumeur cancéreuse non opérable).
Quelques réflexions pour alimenter cette recherche d’une maitrise des dépenses vétérinaires :
Trouver un vétérinaire d’urgence (nuit, jours fériés) à la fois compétent et а tarif association.
Etre très attentif aux dates de rappel de vaccins, pour ne pas avoir а refaire le calendrier vaccinal (rappel : entre 3 et 5 semaines après la primo vaccination).
Mutualisation de médicaments : faire un recensement accessible par Internet (avec dates limites d’utilisation) et organiser le transfert physique.
Définir un nombre maximal de chats pris en charge simultanément.
Autres Questions
13. Montant de l’adhésion
Les principes adoptés pour le montant de l’adhésion :
un montant annuel
demi tarif pour les FAs et а partir de juillet
а partir de novembre, l’adhésion couvre aussi l’année N+1
VOTE : Les adhérents approuvent ces principes.
Le montant pour 2012 a été fixé par le bureau а 20€.
VOTE : Les adhérents approuvent ce montant.
Le montant pour 2013 doit être fixé par l’AG. La proposition est faite а 22€.
VOTE : Les adhérents approuvent ce montant.
14. Montant de la participation forfaitaire aux frais d’adoption
La participation forfaitaire a été fixée par le bureau en 2011 à 160€ pour l’ensemble des chats. Toutefois des chats « spécifiques » peuvent faire l’objet d’un don laissé à la libre appréciation de l’adoptant. Cela concerne des chats souffrant d’une maladie évolutive ou nécessitant une alimentation spécifique (diabétique par ex) ou des chats très craintifs pour lesquels l’adoptant s’engage à poursuivre la sociabilisation.
Les frais d’adoption sont indépendants de l’âge du chat et des frais engagés pour lui. Ils représentent une somme forfaitaire, identique pour tous les chats. Ils sont parfois vus comme élevés (comparés à une adoption « zéro euro » sur des sites d’annonces) mais rapportés aux frais demandés à un particulier pour l’ensemble des soins (identification + primo + rappel de vaccin + stérilisation + tests + vermifuge), l’intèrêt financier de l’adoptant est évident.
Il faut donc continuer à expliquer ce que représentent ces frais forfaitaires !

Au vu du besoin d’équilibre des comptes et après discussion, les adhérents présents proposent un montant des frais d’adoption fixé à 165€ а compter du 1er mai 2012.
VOTE : Les adhérents approuvent ce montant.(4 votes pour 160euros, 1 vote pour 170euros, 4 votes pour 165 euros dont celui de la présidente qui compte double)
Dans la discussion, les adhérents ont insisté sur les dons libres qui ne doivent pas être compris comme « don zéro ». Toutefois le principe d’un montant minimum n’a pas été retenu cette année.
Si besoin, les frais d’adoption peuvent être réglés en plusieurs fois, avec encaissement à la demande de l’adoptant. L’objectif de l’association est de faire adopter les chats dans les meilleures conditions possibles, pas de rentrer de l’argent à tout prix (et au prix du malheur des animaux qui reviendront en adoption !).
15. L’association a besoin de …
Après le démarrage de l’association en 2011, il faut passer а une organisation mieux définie, qui implique mieux les bénévoles et qui permette à chacun de ne pas être « étouffé » par les activités de l’association.
Les discussions ont porté sur les points suivants (sans être exhaustifs) :
suivi des chats en accueil / suivi des FAs
relations extérieures
site Internet
suivi des chats adoptés
organisation de déplacements, mutualisation des transports

Suivi des chats en accueil :
au « quotidien » : rappel des dates de soins а prévoir (vaccin, stérilisation, identification …)
organisation de transferts : changement de FA (provisoire ou définitif), adoption, visites véto
relance pour photos, mise à jour des posts, diffusion …
Suivi des demandes de contact :
au « quotidien » : réponses aux demandes (tél, mail …), propositions de chats а adopter …
organisation de visites des adoptants potentiels dans la FA
préparation du contrat, signature
Relations extérieures :
Recherche de journées d’adoption
Contacts avec « institutionnels » : mairies pour stand (fête des assos, journée nature …), fondations (aide financière, bons de stéril, diffusion …)
Préparation de publications : cartes de visite, logos pour courrier, flyers pour animations …
Site Internet :
tenue à jour du site : annonces des chats, objets boutique
Faire vivre le site : articles, news, actualité
Newsletter ?
Suivi des chats adoptés :
Transfert de la carte d’identification (administratif, se fait par Internet)
Renvoi du chèque de caution (réception certificat de stéril, relance si besoin)
Nouvelles, photos, aide si besoin …

Les adhérents présents ont échangé sur ces différents points et il a été convenu que les discussions se poursuivraient sur la partie réservée du forum pour à la fois affiner les besoins et surtout y mettre des noms de bénévoles prêts à prendre en charge ces points.

16. Les adhérents ont demandé …
Les adhérents n’ont pas tous connaissance de la grille de tarifs Royal Canin.
REPONSE : Sur demande par mail, la grille leur sera transférée (scan). Noter que l’association peut aussi commander des croquettes chiens.

Ajouter les moyens de transport et la distance sur laquelle la FA peut se déplacer (RV, adoption, animation …) dans le fichier des coordonnées.
REPONSE : La colonne sera ajoutée et les infos seront remplies au fur et à mesure des contacts avec nos FAs. Il faudrait aussi ajouter ce point dans le formulaire FA.

Communiquer sur le forum les RV prévus chez les vétérinaires pour susciter des aides au transport des chats.
REPONSE : On va essayer de prendre l’habitude de le faire …

Un bilan écrit avec remerciements doit être envoyé au magasin Album.
REPONSE : Sera fait le plus rapidement possible. Lettre remise en mains propres ou envoyée ?



L’Assemblée Générale est levée а 19h30.
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Evansan
chat bavard


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Age : 43
Localisation : Corbeil Essonnes

MessageSujet: Re: Compte rendu de l'AG du 14/04/2012   Ven 4 Mai 2012 - 11:50

Merci beaucoup pour ce compte rendu Smile
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Compte rendu de l'AG du 14/04/2012
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